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CMS Auswahl: Wie man das passende System findet

Wer eine Webseite plant, steht irgendwann vor der Frage, ob und mit welchem CMS (Content Management System) er die Website umsetzen will. Das CMS Angebot ist jedoch unüberschaubar und die bekanntesten CMS sind längst nicht für jede Webseite die beste Wahl. Eine intensive Suche zahlt sich jedoch aus, denn je besser das CMS die Arbeit der Anwender unterstützt, desto höher ist deren Akzeptanz und desto eher wächst deren Produktivität. Daher sollte man bei der CMS Auswahl auch immer beim Anwender beginnen und deren Anforderungen an das CMS klar definieren. Erst danach macht es Sinn, den unübersichtlichen CMS Markt zu sondieren und die Auswahl entsprechend einzugrenzen.

Wann man ein CMS für Webseiten benötigt

Es gibt verschiedene Situationen, in denen man ein CMS für eine Webseite erwägt, und zwar immer dann,

In vielen Fällen kann am Ende aber auch die Entscheidung stehen, auf ein traditionelles Content Management System komplett zu verzichten. Stattdessen kann man bei sehr einfachen Anforderungen auf einen Web-Baukasten zurückgreifen. Hat der Anwender einen technischen Hintergrund, kann man sich für einen Static Site-Generator entscheiden. Bei einer technologischen Neu-Ausrichtung und speziellen Anforderungen kann man die neuen Headless-CMS in Betracht ziehen, die sich in vieler Hinsicht ebenfalls von den klassischen CMS unterscheiden. Bei sehr komplexen und individuellen Anforderungen kann man sich schließlich auch noch für eine komplette Eigen-Entwicklung auf Basis eines Entwicklungs-Frameworks entscheiden.

Zu den einzelnen Alternativen gibt es später noch mehr Details, an dieser Stelle reicht erst einmal die Erkenntnis, dass die Auswahl des CMS entscheidend von den Anforderungen der Anwender und den Details der geplanten Webseite abhängt. Und diese Anforderungen sollte man erst einmal klar definieren. Das kann im kleinen Umfeld in Eigen-Regie geschehen, in größeren Unternehmen sind in der Regel jedoch mehrere Personen an der Definition der Anforderungen und auch an der Auswahl des CMS beteiligt.

Wer an der CMS-Auswahl beteiligt ist

Die CMS Auswahl findet in ganz unterschiedlichen Zusammenhängen statt: In einem kleinen Umfeld wird die Entscheidung direkt zwischen einem Dienstleister und dem Auftraggeber gefällt, im einfachsten Fall also nur von zwei Personen. Bei größeren Unternehmen sind in der Regel mehrere Abteilungen beteiligt. Und da es um die technische Umsetzung geht, ist die IT meist stark vertreten, wenn nicht sogar federführend.

Die IT ist jedoch nicht der alleinige Entscheidungsträger, da die erfolgreiche Einführung einer neuen Technologie immer ganz wesentlich von der Akzeptanz der Anwender abhängt. Die Anwender sind im Schwerpunkt Redakteure und Content-Manager und stammen im Unternehmens-Umfeld aus Abteilungen wie Kommunikation, Marketing oder Vertrieb. Daneben gibt es noch weitere Anwenderkreise, zu denen Designer, SEO-Profis, Konzepter und weitere Spezialisten gehören. Und all diese Anwenderkreise sind gefordert, wenn es um die Definition der Anforderungen an ein CMS geht.

Anforderungen: Feature-Matrix und Nutzer-Szenario

Der Anwenderkreis, also Redakteure, Content-Manager und Marketing-Experten, sollten zum Zeitpunkt der CMS-Auswahl bereits viel Vorarbeit geleistet haben, und zwar vor allem die Definition von Zielen und die Klärung der grundsätlichen Ausrichtung der Webseite im Zuge der Website Planung. Bei der Auswahl des CMS kommt es darauf an, die allgemeinen Anforderungen an die Webseite noch einmal auf die Technologie herunterzubrechen, also Features, Workflows und Anwendungsszenarien zu definieren.

In der Vergangenheit hat man bei der CMS-Auswahl gerne endlose Feature-Listen und Feature-Matrixen genutzt. Und auch Content Management Systeme arbeiten selbst immer wieder mit kleinen Matrixen, die Ihre Vorzüge gegenüber Wettbewerbern herausstreichen sollen. Feature-Matrixen können auch durchaus Sinn machen. Wer sich allerdings die unendlichen (und meist veralteten) Feature-Listen auf cmsmatrix anschaut, erkennt schnell, dass solche zusammenhanglosen Listen bei der CMS-Auswahl kaum helfen werden.

Features CMS A CMS B CMS C
Feature 1 ja nein nein
Feature 2 ja ja ja
Feature 3 ja nein ja
Feature 4 ja ja nein

Feature-Matrixen machen lediglich im ersten Schritt Sinn, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System die Kern-Anforderungen wie beispielsweise mehrsprachige Webseiten unterstützt. Eine Feature-Liste sagt jedoch nichts darüber aus, wie gut sich ein CMS im Arbeits-Alltag bewährt. Im Gegenteil: Manche Content Management Systeme sind derart mit Features überladen, dass sich die Anwender im Arbeits-Alltag eher behindert als unterstützt fühlen. Viel wichtiger als Feature-Matrixen sind daher kurze Beschreibungen von Nutzer-Szenarien und Workflows. Solche Nutzer-Szenarien können aus verschiedenen Perspektiven geschrieben werden:

Solche Nutzer-Szenarien können relativ knapp in ein paar Sätzen beschrieben werden. Wenn Szenarien besonders komplex sind, können Workflows auch über Aktivitätsdiagramme oder andere Flow-Charts abgebildet werden. Bei gewöhnlichen Webseiten sind solche Modellierungen (UMLs) eher die Ausnahme. Bei Business-Software spielen UMLs im Rahmen des Business Process Managements jedoch eine zentrale Rolle.

Als Beispiel: Der Redakteur muss täglich Pressemitteilungen veröffentlichen. Die Pressemitteilungen werden als Word-Dokument mit verschiedenen Medien wie Bilder, Statistiken oder PDFs angeliefert, sie sollen zeitversetzt veröffentlicht werden und in mehreren Listen auf der Webseite erscheinen. Parallel sollen sie automatisch in einem Feed und auf verschiedenen Social-Media-Plattformen publiziert werden.

Die Szenarien kann man anschließend priorisieren und mit der IT, den Dienstleistern und den Anbietern besprechen. Die Szenarien bieten natürlich auch eine gute Grundlage, um bei einer Vorführung verschiedener CMS die Systeme mit Anwendungsbeispielen aus der Praxis zu prüfen und vergleichbar zu machen.

Die CMS-Auswahl einschränken

Auf Grundlage der Nutzer-Szenarien und der definierten Kern-Features kann man sich auf die Suche nach einem passenden CMS begeben. Dabei nutzen viele erst einmal die eigenen Erfahrungen, die Empfehlungen von Dienstleistern oder die üblichen Online-Statistiken (zum Beispiel cmscrawler, builtwith, whatCms). In 90 Prozent der Fälle wird man dann jedoch bei einem der dominanten CMS wie WordPress, Drupal, Typo3 oder Joomla landen. Ob die verbreitetsten CMS jedoch auch immer die beste Wahl für den individuellen Anwendungsfall sind, ist sehr fraglich.

Um eine etwas neutralere Kandidaten-Liste für ein neues CMS zu erstellen, sollte man sich einen groben Markt-Überblick verschaffen und sich mit verschiedenen Type von Content Management Systemen vertraut machen. Eine Begriffsklärung kann bei der Eingrenzung der Suche bereits helfen:

Die Unterscheidungen helfen, die Auswahl auf kleinere Markt-Segmente zu begrenzen. Um danach geeignete Systeme zu finden, kann man neben den erwähnten Statistik-Diensten auch Verzeichnisse und Reviews nutzen. Neben CMSstash gibt es zahlreiche teils sehr umfangreiche Verzeichnisse und Fach-Publikationen wie cmswire oder cmscritic. Außerdem gibt es regelmäßige Studien zum Beispiel von Gartner. Auch hierzulande gibt es Recherche-Quellen, beispielsweise die Arbeitsgruppe Bitkom-ECM oder den CMS-Vergleiche vom Contentmanager, beide eignen sich allerdings eher bei der Recherche im ECM-Markt. Schließlich kann man auch noch mit Tools wie BuiltWith oder WhatCMS und etwas Glück herausfinden, welche Systeme die Wettbewerber nutzen.

Das CMS im Vorfeld testen

Sobald man eine CMS Liste mit einer Hand voll Kandidaten zusammengestellt hat, sollte man die Systeme testen. Open Source Systeme sind ohnehin frei verfügbar, aber auch kleinere proprietäre Systeme bieten häufig Demo-Versionen zu Test-Zwecken an. Die IT kann die Systeme dann installieren, sofern die Demo-Versionen nicht online verfügbar sind.

Bei sehr komplexen proprietären Systemen ist ein Test in Eigen-Regie keine Option: In der Regel werden keine Demo-Versionen angeboten und auch bei sehr komplexen Open Source Systemen ist die Installation und Einrichtung zu aufwändig. In diesem Fall können die CMS-Anbieter direkt kontaktiert und zu einer Demonstration des CMS eingeladen werden. Da es um entsprechende Summen und Verkaufs-Chancen geht, nehmen viele Anbieter solche Einladungen gerne an.

Egal in welchem Rahmen der Test verschiedener CMS organisiert wird, es schlägt die Stunde der vorher definierten Nutzungs-Szenarien. Denn statt sich wahllos die Vorzüge eines CMS zeigen zu lassen, sollte man die wichtigsten Nutzungs-Szenarien aus der eigenen Praxis durchspielen, um die Demonstration auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden und eine Vergleichbarkeit der Systeme herzustellen.

CMS und externe Dienstleister

Hat man am Ende ein passendes CMS gefunden, steht man unter Umständen vor der nächsten Herausforderung: Es gibt kaum Dienstleister, die genau dieses CMS im Portfolio haben. Und die Einarbeitung in ein komplett neues System und möglicherweise in eine neue Technologie ist für Dienstleister in vielen Fällen unrentabel.

In dieser Situation gibt es mehrere Lösungen:

Diese Schwierigkeiten entstehen, weil bei einer Webseite das CMS natürlich nur ein Aspekt ist und in den meisten Fällen das Marketing, die Konzeption und das Design bei der Auswahl eines Dienstleisters eine wichtigere Rolle spielen.

Tägliche CMS-News für Entwickler, Designer, Projektmanager und Anwender gibt es von @CMSstash auf Twitter. Twitter kann auch gerne für Hinweise zu Texten genutzt werden.