CMS Auswahl: Wie man das passende System findet
Wer eine Webseite plant, steht irgendwann vor der Frage, ob und mit welchem CMS (Content Management System) er die Website umsetzen will. Das CMS Angebot ist jedoch unübersichtlich und die bekanntesten CMS sind längst nicht für jede Webseite die beste Wahl. Eine intensive Suche zahlt sich jedoch aus, denn je besser das CMS die Arbeit der Anwender unterstützt, desto höher ist deren Akzeptanz und desto eher wächst deren Produktivität. Daher sollte man bei der CMS Auswahl auch immer beim Anwender beginnen und deren Anforderungen an das CMS klar definieren. Erst danach macht es Sinn, den unübersichtlichen CMS Markt zu sondieren und die Auswahl entsprechend einzugrenzen.
Webseiten ohne CMS
Nicht immer muss man auf ein vollständiges Content Management System zurückgreifen, wenn es um eine neue Webseite oder um den Relaunch einer bestehenden Webseite geht. Stattdessen kann man bei sehr einfachen Anforderungen auf einen Web-Baukasten zurückgreifen. Hat der Anwender einen technischen Hintergrund, kann auch ein Static Site-Generator in Frage kommen. Bei einer technologischen Neu-Ausrichtung kann man außerdem die neuen Headless-CMS in Betracht ziehen, die sich in vieler Hinsicht ebenfalls von den klassischen CMS unterscheiden. Bei sehr komplexen und individuellen Anforderungen kann sogar eine Eigen-Entwicklung auf Basis eines Entwicklungs-Frameworks sinnvoll sein.
Solche Grundsatz-Entscheidungen lassen sich allerdings nur sinnvoll treffen, wenn die Anforderungen an den Web-Auftritt klar definiert sind. Und die Anforderungen kann man nur in enger Zusammenarbeit mit den Stakeholdern einer Webseite klären.
Wer an der CMS-Auswahl beteiligt ist
In einem kleinen Umfeld werden die Anforderungen in der Regel direkt zwischen dem Dienstleister und dem Auftraggeber geklärt, im einfachsten Fall also nur zwischen zwei Personen. Bei größeren Unternehmen sind in der Regel mehrere Abteilungen beteiligt. Und da es um die technische Umsetzung geht, ist die IT meist stark vertreten, wenn nicht sogar federführend.
Bei der Auswahl eines CMS ist die IT jedoch nicht der alleinige Entscheidungsträger. Denn die erfolgreiche Einführung einer neuen Technologie hängt immer ganz wesentlich von der Akzeptanz der Anwender ab. Die Anwender sind im Schwerpunkt Redakteure und Content-Manager und stammen im Unternehmens-Umfeld aus Abteilungen wie Kommunikation, Marketing oder Vertrieb. Daneben gibt es noch weitere Anwenderkreise, zu denen Designer, SEO-Profis, Konzepter und weitere Spezialisten gehören.
Je nach Unternehmensgröße kann der Auswahlprozess sehr arbeitsintensiv und komplex werden. Angesichts der hohen Kosten von Fehl-Entscheidungen lohnt sich der Aufwand aber. Wer bei dem Auswahl-Prozess auf externe Unterstützung zurückgreifen möchte, der kann sich an unseren Kooperationspartner SUTSCHE wenden. SUTSCHE bietet selbst keine System-Integration an und kann dadurch die Anforderungs-Definition und die CMS-Evaluation im Kundeninteresse systemneutral begleiten.
Der Auswahlprozess
Die CMS-Auswahl durchläuft in der Regel mehrere Stufen:
- Definition der Ziele: Die allgemeinen Ziele des Webauftritts und die Ziele der CMS-Einführung bzw. Umstellung.
- Klärung der Rahmenbedingungen: Zum Beispiel Kostenrahmen, Verträge, technische Voraussetzungen etc.
- Klärung der Anforderungen: Über Anforderungs-Matrixen und Nutzer-Szenarien.
- Markt-Sondierung: Oft zweistufig mit einer ersten CMS-Shortlist und einer anschließenden Detail-Analyse der ausgewählten CMS.
- CMS-Demo: In jedem Fall sollte man mehrere in Frage kommende Content Management Systeme den Stakeholdern demonstrieren und im Idealfall testen lassen.
Ziele und Rahmenbedingungen
Häufig lassen sich die Rahmenbedingungen in einem Unternehmen noch vergleichsweise einfach definieren. Bei den Rahmenbedingungen geht es um Fragen wie die Zeitpläne, die Kostenstruktur, die bestehenden Verträgen, Lizenz-Fragen, der Kreis der Anwender, grundsätzliche technische Voraussetzung wie die Infrastruktur und weitere angebundene Systeme. Je nach Informations-Politik oder dem Zustand der Dokumentation kann jedoch auch die Klärung solcher Rahmenbedingungen zur Herausforderung werden.
Als deutlich schwieriger erweist sich häufig die Definition der Ziele, wobei man hier zwischen mehreren Ebenen unterscheiden sollte:
- Die übergeordneten Business-Ziele wie Umsatzsteigerung oder Effizienz-Steigerungen.
- Die Ziele der Webseite, die im Idealfall bei der Planung der Webseite definiert wurden.
- Die Ziele des CMS wie Kostensenkung, Produktivitäts-Steigerung, höhere Anwender-Zufriedenheit.
In der Praxis wird man nur selten eine klare Ziel-Definition vorfinden. Stattdessen muss man versuchen, die Ziele für die CMS-Auswahl in einzelnen Gesprächen oder Workshops herauszufinden. Besonders anspruchsvoll ist die Ziel-Definition bei der Umstellung von einem alten auf ein neues CMS, da die Erwartungen an ein neues CMS in aller Regel überhöht sind und bereits gelöste Probleme naturgemäß weniger wahrgenommen werden, als die ungelösten Probleme. Einer Ziel-Definition kann man sich meist nur über ein ständiges Nachfragen annhähern:
- Was sind die großen Pain-Points (oder die Pain-Points des aktuellen CMS)?
- Was sind die (häufig nicht wahrgenommenen) Comfort-Points?
- Was verspricht man sich von einer neuen Lösung?
Häufig werden die Ziele im gesamten Verlauf des Auswahl-Prozesses geklärt, hinterfragt und immer wieder angepasst. Ist eine Ziel-Definition im Einstieg nicht möglich, dann sollte man direkt in die Anforderungs-Definition einsteigen, anstatt sich zu lange mit der Ziel-Definition aufzuhalten.
Anforderungen: Feature-Matrix und Nutzer-Szenario
Die Wünsche der IT, der Redakteure, der Content-Manager oder der Marketing-Experten werden im ersten Schritt üblicherweise in Form einer Anforderungs-Matrix zusammengetragen. Ist die Liste einigermaßen vollständig, dann können die Anforderungen in einem zweiten Schritt gewichtet. Wichtig ist dabei vor allem, die K.O.-Kriterien für ein neues CMS herauszufiltern.
| Anforderungen | Stakeholder A | Stakeholder B |
|---|---|---|
| Anforderung A | 1 | 0 |
| Anforderung B | 3 | 3 |
Die Anforderungs-Matrix kann später zur Bewertung der in Frage kommenden Content Management Systeme genutzt werden. Will man es ganz genau machen, dann kann man auch ein Punkte-System entwickeln, dass sich aus der Gewichtung der Anforderungen auf der einen Seite und dem Erfüllungsgrad durch ein CMS auf der anderen Seite ergibt. Solche Punkte-Systeme können beispielsweise in Rahmen von Ausschreibungen zur Absicherung der Entscheidung sinnvoll oder sogar erforderlich sein:
| Features | CMS A | CMS B | CMS C |
|---|---|---|---|
| Feature 1 | ja | nein | nein |
| Feature 2 | ja | ja | ja |
| Feature 3 | ja | nein | ja |
| Feature 4 | ja | ja | nein |
Man sollte den Nutzen solcher Matrixen allerdings nicht überbewerten. In der Regel machen Anforderungs- und Feature-Matrixen lediglich im ersten Schritt Sinn, um sicherzustellen, dass das ausgewählte System die Kern-Anforderungen unterstützt. Eine Feature-Liste sagt jedoch nichts darüber aus, wie gut sich ein CMS im Arbeits-Alltag bewährt. Im Gegenteil: Manche Content Management Systeme sind derart mit Features überladen, dass sich die Anwender im Arbeits-Alltag eher behindert als unterstützt fühlen. Viel wichtiger als Feature-Matrixen sind daher kurze Beschreibungen von Nutzer-Szenarien und Workflows. Solche Nutzer-Szenarien können aus verschiedenen Perspektiven geschrieben werden:
- Der Redakteur: Was sind die wichigen täglichen Aufgaben und wie sehen die Arbeitsschritte aus?
- Der Besucher der Webseite: Wie bewegt sich der Besucher über die Webseite, was will er erreichen und welche Features nutzt er dazu?
- Der Administrator: Welche Einstellungs- und Administrations-Möglichkeiten benötigt er? Gibt es beispielsweise verschiedene Anwenderkreise, die über feingranulare Rollen und Rechte abgebildet werden müssen?
- Der Entwickler: Welche Anforderungen werden am häufigsten gestellt? Müssen häufig Erweiterungen oder Templates entwickelt werden?
Solche Nutzer-Szenarien können relativ knapp in ein paar Sätzen beschrieben werden. Wenn Szenarien besonders komplex sind, können Workflows auch über Aktivitätsdiagramme oder andere Flow-Charts abgebildet werden. Bei gewöhnlichen Webseiten sind solche Modellierungen (UMLs) eher die Ausnahme. Bei Business-Software spielen UMLs im Rahmen des Business Process Managements jedoch eine zentrale Rolle.
Als Beispiel: Der Redakteur muss täglich Pressemitteilungen veröffentlichen. Die Pressemitteilungen werden als Word-Dokument mit verschiedenen Medien wie Bilder, Statistiken oder PDFs angeliefert, sie sollen zeitversetzt veröffentlicht werden und in mehreren Listen auf der Webseite erscheinen. Parallel sollen sie automatisch in einem Feed und auf verschiedenen Social-Media-Plattformen publiziert werden.
Die Szenarien kann man anschließend priorisieren und mit der IT, den Dienstleistern und den Anbietern besprechen. Die Szenarien bieten natürlich auch eine gute Grundlage, um bei einer Vorführung verschiedener CMS die Systeme mit Anwendungsbeispielen aus der Praxis zu prüfen und vergleichbar zu machen.
Die CMS-Auswahl einschränken
Auf Grundlage der Nutzer-Szenarien und der definierten Kern-Features kann man sich auf die Suche nach einem passenden CMS begeben. Dabei nutzen viele erst einmal die eigenen Erfahrungen, die Empfehlungen von Dienstleistern oder die üblichen Online-Statistiken (zum Beispiel cmscrawler, builtwith, whatCms). In 90 Prozent der Fälle wird man dann jedoch bei einem der dominanten CMS wie WordPress, Drupal, Typo3 oder Joomla landen. Ob die verbreitetsten CMS jedoch auch immer die beste Wahl für den individuellen Anwendungsfall sind, ist sehr fraglich.
Um eine etwas neutralere Kandidaten-Liste für ein neues CMS zu erstellen, sollte man sich einen groben Markt-Überblick verschaffen und sich mit verschiedenen Type von Content Management Systemen vertraut machen. Eine Begriffsklärung kann bei der Eingrenzung der Suche bereits helfen:
- CMS ist die Abkürzung für Content Management System und der Oberbegriff für den gesamten Markt (die Bezeichnung CMS-System ist daher eine Dopplung, die man in der Kommunikation vermeiden sollte). CMS wird meist synonym zu dem falchlich noch etwas korrekteren, aber selten verwendeten Begriff Web-Content-Management-System (WCMS) genutzt.
- Enterprise CMS: Der Begriff Enterprise CMS bezeichnet eigentlich einen übergeordneten Software-Typ, wird in der Praxis jedoch von vielen Anbietern verwendet, um sich gegenüber weniger komplexen CMS wie beispielsweise WordPress abzugrenzen. Enterprise CMS zeichnen sich durch ihren Feature-Reichtum und die Integrationsmöglichkeit in anspruchsvolle Systemlandschaften aus, wie sie üblicherweise in großen Unternehmen und Konzernen vorzufinden sind.
- Flat-File-CMS sind spezielle CMS ohne eine Datenbank. Statt einer Datenbank nutzen die Systeme einfache Text-Dateien, um die Inhalte auf dem Server abzuspeichern. In der Regel gehören Flat-File-Systeme eher zu den leichtgewichtigen CMS, die für Blogs oder kleine Webseiten geeignet sind. Es gibt aber auch hier komplexere Systeme, die sehr gut für den kleineren Mittelstand eingesetzt werden können.
- Headless CMS sind Content Management Systeme, die eine Verwaltung von Inhalten anbieten, jedoch keine Generierung von Webseiten innerhalb des CMS ermöglichen. Stattdessen werden die Inhalte über eine Programmierschnittstelle (API) ausgeliefert. Die Schnittstellen können von Entwicklern genutzt werden, um Inhalte abzurufen und daraus andere Content-Anwendungen (wie zum Beispiel eine Webseite) zu erstellen. Headless CMS gehören derzeit zu den großen Trends im CMS-Markt, eigenen sich aber längst nicht in jedem Anwendungsfall.
- Cloud-CMS sind online basierte Content Management Systeme, die die Erstellung und Verwaltung von Webseiten ermöglichen. Im Gegensatz zu den Webbaukästen handelt es sich hier allerdings um komplexe Anwendungen, die auch im Enterprise Umfeld eingesetzt werden können. Manche Enterprise-CMS-Anbieter ermöglichen die Nutzung ihres CMS zusätzlich über die Cloud. Auch Headless-CMS werden in den meisten Fällen als Cloud-Dienste bzwl SaaS-Services angeboten und nur selten als eigengehostete Software.
- Static Site Generatoren sind keine Content Management Systeme, sondern technische Hilfsmittel zur Generierung statischer HTML-Auftritte. Bekannte Beispiele sind Jekyll oder Hugo. Für normale Anwender sind Static Site Generatoren keine Option, da die technischen Hürden zu groß sind. In der Technik-Szene haben Static Site Generatoren die klassischen Content Management Systeme jedoch fast vollständig abgelöst. Sie werden sowohl für Dokumentationen, als auch für kleine Webseiten oder Blogs eingesetzt.
- Web-Baukästen sind nur für einfache Webseiten im privaten Umfeld geeignet, in manchen Fällen auch für Freelancer oder Klein-Unternehmen. Über die Baukästen lassen sich ohne technische Kenntnisse Webseiten mit beschränkten Funktionalitäten erstellen. Allerdings wird der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Webseite in Eigen-Regie oft unterschätzt.
- Proprietär oder Open Source: Die Unterscheidung zwischen proprietär und Open Source ist zwar sehr gängig, macht als Auswahl-Kriterium jedoch nur selten Sinn, auch wenn darüber oft emotionale Diskussionen geführt werden. Open Source bedeutet, dass die Software über Lizenzen wie MIT oder GPL frei verbreitet werden kann. Proprietäre System werden dagegen über eine kostenpflichtige Lizenz vertrieben und dürfen nicht frei weitergegeben werden. Über die Qualität der Systeme sagt Open Source und proprietär nichts aus, und natürlich entstehen auch beim Einsatz von Open Source CMS Kosten.
Die Unterscheidungen helfen, die Auswahl auf kleinere Markt-Segmente zu begrenzen. Um danach geeignete Systeme zu finden, kann man neben den erwähnten Statistik-Diensten auch Verzeichnisse und Reviews nutzen. Neben CMSstash gibt es zahlreiche teils sehr umfangreiche Verzeichnisse und Fach-Publikationen wie cmswire oder cmscritic. Außerdem gibt es regelmäßige Studien zum Beispiel von Gartner. Auch hierzulande gibt es Recherche-Quellen, beispielsweise CMS-Garden oder den CMS-Vergleiche vom Contentmanager. Schließlich kann man auch noch mit Tools wie BuiltWith oder WhatCMS mit etwas Glück herausfinden, welche Systeme die Wettbewerber nutzen.
Das CMS im Vorfeld testen
Sobald man eine CMS Liste mit einer Hand voll Kandidaten zusammengestellt hat, sollte man die Systeme testen. Open Source Systeme sind ohnehin frei verfügbar, aber auch kleinere proprietäre Systeme bieten häufig Demo-Versionen zu Test-Zwecken an.
Bei sehr komplexen proprietären Systemen ist ein Test in Eigen-Regie keine Option: In der Regel werden keine Demo-Versionen angeboten und auch bei sehr komplexen Open Source Systemen ist die Installation und Einrichtung zu aufwändig. In diesem Fall können die CMS-Anbieter direkt kontaktiert und zu einer Demonstration des CMS eingeladen werden. Da es um entsprechende Summen und Verkaufs-Chancen geht, nehmen viele Anbieter solche Einladungen gerne an.
Egal in welchem Rahmen der Test verschiedener CMS organisiert wird, es schlägt die Stunde der vorher definierten Nutzungs-Szenarien. Denn statt sich wahllos die Vorzüge eines CMS zeigen zu lassen, sollte man die wichtigsten Nutzungs-Szenarien aus der eigenen Praxis durchspielen, um die Demonstration auf die eigenen Bedürfnisse zuzuschneiden und eine Vergleichbarkeit der Systeme herzustellen.
CMS und externe Dienstleister
Hat man am Ende ein passendes CMS gefunden, steht man unter Umständen vor der nächsten Herausforderung: Es gibt kaum Dienstleister und Web-Agenturen, die genau dieses CMS im Portfolio haben. Und die Einarbeitung in ein komplett neues System und möglicherweise in eine neue Technologie ist für Dienstleister in vielen Fällen unrentabel.
In dieser Situation gibt es mehrere Lösungen:
- Man richtet sich nach dem Portfolio eines Dienstleisters, was sich häufig als die schlechteste Lösung erweist.
- Man sucht spezielle Dienstleister nur für dieses CMS. Das kann die Dienstleister-Auswahl allerdings erheblich einschränken.
- Man erweitert die CMS-Liste, um mehr Dienstleister zu finden.
- Man setzt auf einen separaten Dienstleister, der nur das CMS integriert, muss dann allerdings die Zusammenarbeit mehrere Dienstleister koordinieren.
- Ist eine eigene IT-Abteilung vorhanden, kann man die Mitarbeiter schulen und die technische Umsetzung und Integration selbst übernehmen. Das kann in vielen Fällen langfristig die beste Lösung sein.
Diese Schwierigkeiten entstehen, weil bei einer Webseite das CMS natürlich nur ein Aspekt ist und in den meisten Fällen das Marketing, die Konzeption und das Design bei der Auswahl eines Dienstleisters eine wichtigere Rolle spielen.